Privacybeleid

 
 

Privacy

Exterus vindt uw privacy belangrijk en zorgt ervoor dat de persoonsgegevens die wij ontvangen vertrouwelijk worden behandeld. Exterus is verantwoordelijk voor een zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In dit privacy statement informeren wij u over hoe en waarom wij uw persoonsgegevens gebruiken en verwerken.

Persoonsgegevens

Persoonsgegevens zijn alle gegevens herleidbaar tot een natuurlijke persoon. Van alle personen met wie we contact hebben, of die deze website bezoeken, kunnen we persoonsgegevens verwerken. Ook verwerken we persoonsgegevens van contactpersonen van onze (potentiële) opdrachtgevers, zakelijke klanten, leveranciers of business partners, werknemers en van sollicitanten.

 Verantwoordelijke

De verantwoordelijke voor het verwerken van uw persoonsgegevens zijn respectievelijk Exterus B.V. of Exterus Payrolling B.V. (hierna gezamenlijk: ‘Exterus’), beiden gevestigd aan de Prinses Alexialaan 80, te Den Haag. De jegens u verantwoordelijke is de vennootschap met wie u een (potentiële) rechtsbetrekking aangaat. Verantwoordelijke met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens via de website is Exterus B.V.

 Doel en grondslag van de gegevensverwerking

Exterus mag enkel persoonsgegevens van u verwerken als wij daarvoor een wettelijke grondslag hebben. Exterus verwerkt uw persoonsgegevens ten behoeve van een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering. In het algemeen verzamelen en verwerken wij uw gegevens alleen voor de uitvoering van onze dienstverlening, voor werving- en selectiedoeleinden of wanneer u daar toestemming voor heeft verleend.

In onderstaande tabel kunt u raadplegen welke persoonsgegevens Exterus B.V. en Exterus Payrolling B.V. verwerken voor welke doeleinden.

Wie hebben inzage in uw gegevens?

De medewerkers van Exterus en de derden die zij inschakelt als verwerker hebben, mits voor hun taakuitoefening noodzakelijk, inzicht in uw gegevens. Alle partijen zijn tot geheimhouding verplicht op grond van de AVG en/of op grond van hun overeenkomst met Exterus.

Bewaartermijn persoonsgegevens

Exterus bewaart uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor uw gegevens worden verwerkt en dan wettelijk is toegestaan. Uw gegevens zullen na afloop van de bewaartermijn worden verwijderd.

 Gegevens delen met derden

Exterus kan uw gegevens delen met derden voor zover noodzakelijk voor de dienstverlening met inachtneming van de hiervoor genoemde doeleinden.

Daarnaast kan Exterus persoonsgegevens verstrekken aan een derde partij, zoals een toezichthouder of een andere met openbaar gezag beklede instantie, voor zover daartoe een wettelijke verplichting bestaat.

Met de derde partij die namens en in opdracht van Exterus uw persoonsgegevens verwerkt, wordt een verwerkersovereenkomst gesloten waardoor die derde partij eveneens gehouden is tot naleving van de AVG. Door Exterus ingeschakelde derde partijen, die als verwerkingsverantwoordelijke diensten aanbieden, zoals een belastingadviseur, advocaat of accountant, zijn voor de (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens zelf verantwoordelijk voor de naleving van de AVG.

Gegevens delen met ingeschakelde derde partijen gevestigd buiten de EU zal altijd gebeuren in overeenstemmingen met de AVG.

Doorgifte naar andere Exterus entiteiten

Persoonsgegevens die door Exterus worden verzameld, kunnen worden doorgestuurd naar andere Exterus entiteiten die deel uitmaken van de Exterus organisatie. Deze entiteiten mogen de gegevens echter alleen gebruiken voor het doel waarvoor u deze aan Exterus heeft verstrekt. Wanneer u gegevens op de website van Exterus plaatst, gaan wij ervan uit dat u Exterus uitdrukkelijk toestemming geeft om die informatie te delen met andere Exterus entiteiten die deel uitmaken van de Exterus organisatie.

 

Beveiliging van uw gegevens

Exterus beschermt alle persoonsgegevens die zij verwerkt tegen ongeautoriseerde en onrechtmatige toegang, wijziging, openbaarmaking, gebruik en vernietiging. Wij hebben daartoe, rekening houdend met de stand van de techniek, passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen. In het geval Exterus gebruik maakt van diensten van derde partijen, zal Exterus in het kader van de bescherming van persoonsgegevens in een verwerkersovereenkomst afspraken vastleggen over afdoende beveiligingsmaatregelen. Exterus zal verlies, diefstal of misbruik van persoonsgegevens zo snel mogelijk aan u melden indien zij daartoe verplicht is.

Persoonlijk contact met Exterus

Veel contacten tussen u en Exterus verlopen telefonisch, via formulieren, e-mail of Social media. Persoonsgegevens die u daarbij doorgeeft, leggen we vast als dat nodig is voor onze dienstverlening.

Websitebezoek en cookies

Als u onze website bezoekt, registeren wij uw IP-adres, algemene bezoekgegevens, en cookies. Deze gegevens worden gebruikt om onze dienstverlening verder te verbeteren. Verder registeren wij ook klikgedrag. Deze gegevens worden alleen intern opgeslagen en bewerkt. Ze worden bijvoorbeeld gebruikt voor statistische analyses van bezoekgedrag.

 Wij maken op deze website, met uw toestemming gebruik van tracking cookies van Google, als deel van de “Analytics”-dienst. Deze cookies gebruiken wij om bij te houden welke pagina’s u bezoekt. Dit profiel is niet gekoppeld aan uw naam, adres, e-mailadres, IP-adres. De informatie die Google verzameld wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op. De informatie wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten.

 Uw rechten

U heeft te allen tijde het recht om te zien welke persoonsgegevens Exterus van u heeft opgeslagen. Indien u van dit recht gebruikmaakt, verzoeken we u specifiek aan te geven welke persoonsgegevens u graag wenst te ontvangen. In het geval die gegevens onjuist of onvolledig zijn, heeft u het recht om de gegevens te rectificeren. Wij zullen de derde(n) die uw gegevens van ons hebben ontvangen op de hoogte stellen van een eventuele rectificatie, tenzij dit onmogelijk is of van ons onevenredig veel inspanning vraagt. Verder heeft u het recht op:

·         verwijdering van uw persoonsgegevens;
·         (tijdelijk) beperkte verwerking van uw gegevens;
·         bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens;
·         samenvatting van uw persoonsgegevens om deze mee te nemen naar een andere dienstverlener (dataportabiliteit);
tenzij de beperkingen opgenomen in artikel 23 AVG hieraan in de weg staan.

Als u gebruik wenst te maken van uw rechten, kunt u te allen tijde contact met ons opnemen via onderstaande contactgegevens. Wij reageren binnen één maand op uw verzoek.

Exterus is niet wettelijk verplicht een Functionaris voor de Gegevensbescherming aan te stellen. Voor uw verzoeken zoals hiervoor bedoeld, is onze interne privacy officer uw contactpersoon. Uw verzoeken kunt u richten aan de privacy officer via onderstaande contactgegevens. 

Wijziging

Exterus kan dit Privacy Statement aanpassen, zonder voorafgaande kennisgeving daarvan. Aanpassingen worden op de website gepubliceerd. De meest recente versie vindt u altijd op exterus.nl. Heeft u vragen over ons Privacybeleid? Neem dan gerust contact met ons op via:

Contactgegevens

Exterus B.V./Exterus Payrolling B.V.
t.a.v. Privacy Officer
Prinses Alexialaan 80
2496 XA Den Haag
E-mail: info@exterus.nl

GEGEVENS VAN ONZE (POTENTIËLE) CLIËNTEN:

 Contactgegevens van bestaande cliënten:

Voor- en achternaam, emailadres en telefoonnummer van de contactpersoon.

Wij gebruiken deze gegevens om: 
-          onze cliënten op de juiste wijze te benaderen in onze correspondentie;
-          contact met onze cliënten op te nemen en te onderhouden;
-          commerciële uitingen te versturen (alleen indien het om een bestaande cliënt gaat die geen gebruik heeft gemaakt van het recht van verzet of indien wij hiervoor toestemming hebben gekregen).

Gegevens van onze cliënten:

Naam en adres cliënt, factuurgegevens (geleverde Diensten, prijzen, btw-tarieven), contactgegevens, salarisgegevens,

bedrijfsgegevens, btw-nummer, BSN en alle overige financieel relevantie informatie. 

Wij gebruiken deze gegevens om:
-          facturen voor onze cliënten op te stellen;
-          op te nemen in onze administratie ten behoeve van de Belastingdienst;
-          te communiceren naar de Belastingdienst;
-          diensten aan onze cliënten te kunnen verlenen.

Bankgegevens van onze cliënten:

Rekeningnummer, IBAN en BIC.

Wij gebruiken deze gegevens om betalingen van onze cliënten af te handelen en te administreren.

Gegevens in documentatie cliënten:

Persoonsgegevens die cliënten aan ons verstrekken in hun documentatie, zoals namen, contactgegevens, salarisgegevens,

bedrijfsgegevens, BSN, en alle overige financieel relevantie informatie (loonadministratie, belastinggegevens).

Wij gebruiken deze gegevens om onze Diensten te leveren aan onze cliënten, door middel van het verlenen van advies op het vlak van grensoverschrijdende arbeid.

Gegevens m.b.t. eerdere Diensten aan onze cliënten:

Historie van reeds verleende Diensten aan de cliënt.

Wij gebruiken deze gegevens om:
-          te inventariseren welke Diensten door cliënten zijn afgenomen;
-          commerciële uitingen te versturen over Diensten die mogelijk interessant zijn voor de cliënt, op basis van eerder verleende diensten aan de betreffende cliënt.

Identificatiegegevens van onze cliënten:

Kopie paspoort of ID kaart

Wij gebruiken deze gegevens om onze cliënten te identificeren, indien wij hiertoe zijn verplicht op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Wij schermen het BSN-nummer en de pasfoto hierbij af, en wij bewaren kopieën van identiteitsbewijzen niet langer dan vijf jaar.

Contactgegevens potentiële cliënten via contactformulier op de Website

Voor- en achternaam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer (optioneel) en eventuele persoonsgegevens die in het bericht worden opgenomen.

Wij gebruiken deze gegevens om:
-          contact met cliënten op te nemen aan de hand van hun bericht;
-          commerciële uitingen te versturen (alleen indien cliënten hiervoor toestemming hebt gegeven).

 GEGEVENS VAN SOLLICITANTEN:

Contactgegevens sollicitant:

Voor- en achternaam, emailadres en telefoonnummer.

Wij gebruiken deze gegevens om contact op te nemen en te onderhouden met de sollicitant.

Sollicitatiegegevens sollicitant:

Gegevens op het CV (zoals kwalificaties, werkervaring en opleiding) en gegevens over eventuele beperkingen van de sollicitant, waardoor de functie niet uitgevoerd kan worden.

Wij gebruiken deze gegevens om in te schatten welke sollicitant een geschikte kandidaat is om bij Exterus te komen werken. De gegevens van de sollicitanten zullen wij na vier weken verwijderen, tenzij wij toestemming van de sollicitant hebben om de gegevens één jaar te bewaren.

Gegevens sollicitatieprocedure:

Aantekeningen sollicitatiegesprek(ken) en (indien van toepassing) resultaten van assessments en psychologische testen.

Wij gebruiken deze gegevens om in te schatten welke sollicitant een geschikte kandidaat is om bij Exterus te komen werken. De gegevens van de sollicitanten zullen wij na vier weken verwijderen, tenzij wij toestemming van de sollicitant hebben om de gegevens één jaar te bewaren.